会计师事务所集成工作平台

会计师事务所集成工作平台

一、 项目背景

1.1 注册会计师行业的发展现状

      注册会计师行业作为高端服务业的重要组成部分,经过多年的发展,已经成为服务全球经济社会健康快速发展不可或缺的力量。在注册会计师行业业务规模和业务能力得到长足进步的形势下,近些年来,全球注册会计师行业得到了飞跃式的发展,业务规模不断拓展,执业人员团队规模也随之不断扩大,行业整体取得了巨大的经济成就。在做大做强业务规模的同时,会计师事务所行业(以下简称“事务所”或“企业”)的整体发展现状呈现如下趋势:

  • 互联网和大数据正在深刻的影响着全球的经济发展

互联网技术自20世纪90年代中叶逐步商业化以来,在现代社会生活、商业活动和政治过程中得到了越来越广泛的应用。互联网技术,包括与之相关的计算机联网和移动通讯网络技术的发展,正在从产业结构、生产流程、商业组织、客户服务、信息开发和决策思维方式等多方面深刻影响着全球经济和国际经济以及商业关系。

注册会计师行业做为全球社会经济发展中不可或缺的组成部分,为了更好的服务于多元化企业组织,达到企业规模和经济发展同步,注册会计师行业势必进行彻底的信息化改革,以顺应当今全球互联网和大数据的历史潮流。

  • 行业整体呈规模化的发展趋势

      会计师事务所的规模化发展既是客观形势发展的必然规律,也是会计师事务所发展的内在需求。在当前全球会计市场日益开放的今天,注册会计师行业的业务发展日新月异。多年来全球各大会计师事务所通过重组或合并方式,经营规模不断发展壮大,行业规1模化经营态势已经形成。规模化经营的优势体现为产生了规模效益并提高了服务质量等方面,同时,规模化的发展促使各大会计师事务所不断寻求更加有效的内部管理模式,以适应整个行业的规模化发展速度。

  • 客户对服务范围和质量提出更多期待

随着全球市场经济不断向前发展,注册会计师行业在市场经济体制中的地位越来越重要,同时,全球的客户对注册会计师所提供服务的质量,提出了更多的要求和期待。

  • 全球化的客户群体,需要随时随地的提供服务。

      在全球经济一体化进程的大背景下,世界各国的优质企业不断拓展自身业务规模,注册会计师服务的客户呈现全球化的发展趋势,由于客户所在地域的不同,使得注册会计师行业需要提供随时随地的服务,才能满足客户的要求。同时,在注册会计师行业的规模化发展进程中,形成了总部管理集中、分部机构数量众多,办公地域分散的大型集团形式的事务所公司,在业务管理、风险管控、内部控制、绩效考核以及日常工作管理方面,存在许多的管理难题。这要求注册会计师行业需要优化自身的内部项目管理体制,对于跨国业务进行有效的管理,提高项目管理效率,提升项目质量。

1.2 注册会计师行业发展面临问题

      以本文“1.1注册会计师行业发展现状”为基础,我们认为目前注册会计师行业面临如下问题:

  • 如何利用互联网和大数据为注册会计师行业的未来发展提供强有力的支持?
  • 在规模化发展的大趋势下,如何增加管理半径?如何用最小的投入来高质量的管理更多的业务和更多员工?
  • 对于注册会计师行业,如何可以提高业务项目的质量?如何可以快速提高员工的工作效率?
  • 如何不受时间、地域的限制,快速及时的为客户提供服务?

      综上,会计师事务所的可持续发展已经遇到了瓶颈,急需一套完整内部管理解决方案来支持整个行业快速的发展趋势。

1.3 会计师事务所集成工作平台

      在全球信息化建设的大浪潮下,在全行业共同思考如何运用信息化手段提高管理水平和业务能力的背景下,会计师事务所集成工作平台(以下简称管理系统系统或系统)应运而生。系统建设的总体目标是:服务于全球大型会计师事务所,建立管理集中、覆盖全面、分工合作、反映及时的一体化会计师事务所内部管理系统,提升注册会计师行业内部管理水平与执业质量。

      系统针对注册会计师行业的特殊性和高风险性,建立以风险导向理念为标准的综合内部质量管理体系,设计并建立以审计项目为主线、以风险控制为核心的综合管理平台。系统包含:客户管理、业务管理、项目管理、报告管理、档案管理、工时管理、合同管理、财务管理及报表管理等核心管理模块,全面覆盖事务所经营管理的各个阶段,规范了事务所的内部管理流程,落地内部管理标准,提升内部管理效率的同时,最大程度上的保证了事务所内部控制的质量;系统内完善的内部管理模式,使得大型会计师事务所管理层可以有效的协调和管理企业的内部资源,有的放矢的应对审计项目风险,在可视化的平台上完成项目指派、成本控制、风险管控、报告签批等重要工作;并且,事务所高级管理层可实时的监控审计项目的进展情况,及时针对特殊情况对项目安排做出重大调整,保证审计项目按照预期要求进行健康的开展。

      管理系统开放式的平台设计,可以同时满足不同企业的个性化定制需求,兼容多元平台,适用国际标准;系统采用“云”处理方式,企业的项目信息、人员信息、客户信息等重要运营数据全部实现在线存储和维护,保障数据的安全性和可操作性,同时满足事务所规模化经营发展的需要。

二、系统功能特点

2.1 智能的项目管理系统,支持“云”部署模式。

  • 系统部署方式

      系统采用集中式部署模式,系统可单独部署在总部数据中心,各地分支机构和员工通过内网或VPN进行系统的访问。这种部署方式使得事务所可以突破时间和空间的限制,随时随地的对审计项目进行管理。

  • 开放式的平台设计

系统平台设计采用“云”模式,建立用户“私有云”体系。管理系统可部署在事务所总部数据中心,各地分支机构或出差员工可通过VPN进行访问,经营数据全部存在总部服务器上,用户通过内网或VPN专网进行数据传输交换;通过私有云的体系设计,最大程度上保证了企业内部的数据安全。同时,系统支持多种文字语言、工作时间、时区以及货币,支持事务所的国际化运营环境。

  • 手机等移动端应用。

      系统支持移动办公,用户可下载安装系统手机APP,随时随地利用手机进行公务处理。

2.2 全过程的项目管理体系

  • 建立内部管理体系,落地内部管理标准

      管理系统按照审计准则的要求,结合审计实务,实现了对业务与项目、风险与质量、客户与员工、成本与收益等的全方位管理要求;同时,我们设计并研发了客户管理、业务管理、项目管理、报告管理、归档管理等重要管理模块,帮助用户建立内部管理和内部质量控制标准,达到并实现了从业务机会到承接评价,从合同签订到项目立项,从项目进场到报告出具的全方位管理需要。

  • 完整的客户信息管理

管理系统提供客户管理功能模块,提供客户的新增、客户管理列表、客户信息审核以及客户层级导出等功能。客户信息在线进行存储和维护,通过角色权限控制,保证客户信息的安全性。同时,事务所可根据自身情况,建立独有的客户承接审核流程,建立健全客户信息管理规范,最大程度的利用客户资源来为企业创造经营收益。

  • 风险导向的业务功能设计

天职国际项目管理系统按照国际准则的要求,以风险导向理念为标准,建立了一套风险导向全流程管理模式。系统设置承接客户的审核、业务承接的风险评价、出具审计报告的标准流程控制,完整的覆盖了审计管理的全过程。同时,系统提供独立性管理、质量复核等重要风控流程,实现风控流程在线的可视化操作,最大程度的保障审计工作质量,降低审计风险。

  • 以项目为中心的内部管理模式

管理系统的设计围绕项目进行展开设计,项目信息承接业务管理模块数据,根据业务承办团队的指定,确定项目架构;项目管理模块提供项目的员工委派、项目结算、项目封号管理以及全流程的项目在线审核管理。全部项目信息均已“云”的方式在线进行存储以及数据处理,保障项目信息的安全性,提高项目数据的处理效率。

  • 严谨&受控的报告出具

系统提供全流程的在线报告管理平台,系统内置审计报告出具管理流程,用户可根据自身经营管理需要进行个性化的设定,审计报告的审核、签发、文印贴标、盖章和打印输出等全部在线完成,系统提供电子签章接口,可与用户已有的电子签章系统进行对接。同时,系统支持审计报告在出具环节发生的报告补充、报告内容更新、报告的修订、报告的加出等事项,报告文字内容在系统中编制,规避和控制人为的修改审计报告内容的相关风险,最大程度上保障了审计报告内容的一致性和正确性。

  • 多维度的报表统计分析功能

管理系统设计并研发了多维度的统计报表功能模块,包含项目承办汇总表、业务承接汇总表、机构工时汇总表、职级工时汇总表、员工工时一览表等业务报告的统计功能;从业务维度、项目维度、人力资源维度、组织机构维度等对事务所整体业务情况进行统计,达到并实现了“为管理服务、为决策导航”的设计理念,为事务所管理层及员工提供一个业绩可视的管理平台。

2.3 及时的成本监控,精细的员工委派

  • 便捷的项目人员委派

      系统提供功能完善的项目人员委派操作平台,项目委派操作平台连接系统员工信息数据库,用户可以便捷的挑选和指派具有胜任能力的公司员工组建项目团队;同时,用户可以设定团队整体或者单个团队成员项目开始以及结束期限,设定结果自动传递至工时管理模块,进行后续的项目工时考核管理。

  • 符合行业特点的工时管理

根据会计师事务所独有的业务模式,系统设计并建立以项目为核心的工时管理和考核模式,事务所内全部业务均在系统中按项目进行工时初始预算以及项目工时填报。工时管理模块结合系统其他相关模块,将事务所内资源进行优化整合,并进行量化。在系统中,我们提出“工时预算”概念,来作为事务所内部经营管理以及考核的重要指标,对于开展审计项目所产生的成本,通过工时预算进行预先的归集和测算,在项目进行中通过全员的工时填报来监控预算成本执行情况,通过项目结束后的统计报表来考核项目开展的收益情况,完全适合会计师事务所的行业环境和工作特点。“工时预算”同时适用于事务所内日常行政管理所产生的相关费用,系统可实现对这类费用的项目化管理,像管理审计项目一样来管理日常行政类的非项目支出。

2.4 支持流程个性化、定制化服务,及时响应管理需求

      系统支持用户的流程个性化设置,对于不同的业务流程用户可根据自身业务管理需要,以“管理员”身份登录系统进行设定。

 三、未来发展

      未来,我们将会实时跟进行业整体的发展趋势,不断完善和优化管理系统各项功能模块。以注册会计师行业的实际经营情况为标准,设计和延伸系统现有功能,在稳定现有项目管理平台的同时,围绕会计师事务所内部控制管理需要,逐步开发注册会计师行业经营特点的OA系统、HR系统等外围信息化管理软件,最终使得天职国际项目管理系统成为注册会计师行业的综合管理信息化平台,完整覆盖注册会计师行业经营管理的各个阶段,提供行业整体ERP解决方案,助力注册会计师行业更快、更好的向前发展。